ხარჯების პოლიტიკის შაბლონი თანამშრომლის სახელმძღვანელოსთვის: უფასო და მოსარგები
ცნობილია ასევე როგორც: მივლინებისა და ხარჯების პოლიტიკის შაბლონი, ხარჯების ანაზღაურების პოლიტიკის შაბლონი, ბიზნეს ხარჯების პოლიტიკა, ხარჯების განყოფილება სახელმძღვანელოში
უფასო ხარჯების განყოფილება თანამშრომლის სახელმძღვანელოსთვის. ის მოიცავს იმას, რასაც კომპანია აანაზღაურებს და რასაც არა, დამტკიცების ზღვრებს, მგზავრობის დაჯავშნას, კვებასა და განთავსებას, ქვითრებს, მოთხოვნის ვადებს, ანაზღაურების დროს, ავანსებსა და კომპანიის ბარათებს და იმას, რა ხდება წესების ბოროტად გამოყენებისას.
ხარჯების პოლიტიკა ორი სახის პრობლემას ერიდება: თანამშრომლები, რომლებმაც არ იციან, რა დაიხარჯონ, და საკუთარი ჯიბიდან რჩებიან, და ხარჯები, რომლებსაც არავინ ამტკიცებს. საუკეთესო პოლიტიკები მოკლე და კონკრეტულია. ისინი პრინციპს ადგენენ (დახარჯეთ ისე, თითქოს საკუთარი ფული იყოს), ზღვრებს სვამენ იქ, სადაც რისკი რეალურია, და ამბობენ, როგორ და როდის ანაზღაურდება მოთხოვნები. ეს განყოფილება ქვეყნისგან დამოუკიდებელია. ანაზღაურებების საგადასახადო რეჟიმი, სადღეღამისო ნორმები და ავტომობილის კილომეტრაჟის ანაზღაურება ადგილობრივად განისაზღვრება, ამიტომ ამ სტრიქონებში შესავსები ადგილებია დატოვებული.
განყოფილების სათაური
[კომპანიის სრული იურიდიული სახელი] ხარჯები ვერსია: [1.0] ამოქმედების თარიღი: [YYYY-MM-DD] ვრცელდება: [ყველა თანამშრომელზე / ჩამოთვლილ ჯგუფებზე] პასუხისმგებელი: [ფინანსები / HR / როლი]
1. პრინციპები
ჩვენ ვაანაზღაურებთ გონივრულ ხარჯებს, რომლებსაც კომპანიის ბიზნესისთვის გაიღებთ. ხარჯს უნდა ჰქონდეს ბიზნეს მიზანი, იყოს პროპორციული და დადასტურებული ქვითრით. კომპანიის ფული ისე დახარჯეთ, როგორც საკუთარს ხარჯავთ. ხარჯიდან პირადი სარგებლის მიღება არ შეიძლება.
2. რას ვაანაზღაურებთ
ხარჯების მაგალითები, რომლებსაც ვაანაზღაურებთ, როცა ისინი ბიზნესისთვის გაიღეს: - მგზავრობა შეხვედრებზე, კლიენტებთან ან ღონისძიებებზე, წინასწარ დამტკიცებული - განთავსება და კვება სამსახურებრივი მივლინებისას, მე-5 ნაწილში მოცემულ ზღვრებში - [მენეჯერის მიერ დამტკიცებული ტრენინგები, კონფერენციები და პროფესიული წევრობები] - [სახლის ოფისის ტექნიკა და დანამატები, როგორც აღწერილია სამუშაო საათებისა და დისტანციური მუშაობის პოლიტიკაში] - [კლიენტების გართობა თითო ადამიანზე [თანხა]-მდე, სახელებისა და მიზნის ჩაწერით] - [სხვა: ჩამოთვალეთ]
3. რას არ ვაანაზღაურებთ
- პირად ხარჯებს, მათ შორის სამსახურებრივ მივლინებაზე დამატებულ პირად მოგზაურობას - ჯარიმებს, სანქციებსა და პარკირების ან საგზაო წესების დარღვევებს - ალკოჰოლს, თუ ის დამტკიცებული კლიენტების გართობის ნაწილი არ არის - ოჯახის წევრების ან მეგობრების ხარჯებს - ქვითრის გარეშე ხარჯებს, თუ [ფინანსებმა არ დაამტკიცა] - [სხვა: ჩამოთვალეთ]
4. დამტკიცების ზღვრები
- [თანხა]-მდე: ამტკიცებს თქვენი მენეჯერი. - [თანხა]-დან [თანხა]-მდე: წინასწარ ამტკიცებს [როლი]. - [თანხა]-ზე მეტი: წინასწარ ამტკიცებს [როლი]. ზღვარქვეშ დარჩენის მიზნით შესყიდვას ნუ დაყოფთ. წინასწარ დაამტკიცეთ ყველაფერი, რისი უკან მოთხოვნაც ადვილი არ არის.
5. მგზავრობა, კვება და განთავსება
მგზავრობა დაჯავშნეთ [მგზავრობის ინსტრუმენტით / ტურისტული სააგენტოთი / ფინანსების გავლით] სულ მცირე [რაოდენობა] დღით ადრე, სადაც შესაძლებელია. აირჩიეთ [ეკონომ კლასი / სტანდარტული კლასი] და გრაფიკს მორგებული ყველაზე იაფი გონივრული ვარიანტი. განთავსება: ღამეში [თანხა]-მდე [ქალაქის კატეგორია]-ში. კვება: [რეალური ღირებულება დღეში [თანხა]-მდე / სადღეღამისო ნორმა [თანხა] თითო [ქვეყნისთვის ან რეგიონისთვის], როგორც [ადგილობრივი წესი] ადგენს]. ადგილობრივი ტრანსპორტი: [საზოგადოებრივი ტრანსპორტი / ტაქსი, როცა [პირობები]]. საკუთარი ავტომობილის გამოყენება: [თანხა] თითო [კილომეტრზე / მილზე], სანამ მოგზაურობა დამტკიცებულია.
6. ქვითრები და მოთხოვნები
მოთხოვნა გააკეთეთ [ხარჯების სისტემაში / ფორმით] ხარჯიდან [რაოდენობა] დღეში, ხოლო მივლინების შემდეგ არაუგვიანეს [ვადა]-სა. თითოეულ ხარჯს დაურთეთ დეტალური ქვითარი ან ინვოისი. მიუთითეთ თარიღი, თანხა, ვალუტა, მიზანი და კვებისა და გართობის შემთხვევაში, ვინ ესწრებოდა. [რაოდენობა] დღის შემდეგ გაკეთებული მოთხოვნები [შეიძლება არ აანაზღაურონ / ფინანსების დამტკიცებას საჭიროებს].
7. გადახდა
დამტკიცებული მოთხოვნები თქვენს საბანკო ანგარიშზე გადაირიცხება [მომდევნო ხელფასთან ერთად / [რაოდენობა] სამუშაო დღეში]. უცხოურ ვალუტაში გაღებული ხარჯები გადაითვლება [გადახდის დღის კურსით / თქვენი ბარათის ამონაწერის კურსით / კომპანიის ყოველთვიური კურსით]. ანაზღაურება [თქვენი ხელფასის ნაწილი არ არის / გადასახადების მხრივ მუშავდება ისე, როგორც ადგილობრივი კანონი მოითხოვს].
8. ავანსები და კომპანიის ბარათები
[ავანსები: დამტკიცებული მივლინებისთვის შეგიძლიათ მოითხოვოთ ავანსი [თანხა]-მდე. ავანსზე ანგარიში მივლინებიდან [რაოდენობა] დღეში წარადგინეთ და დაუხარჯავი თანხა დააბრუნეთ.] [კომპანიის ბარათები: კომპანიის ბარათები მხოლოდ ბიზნეს ხარჯებისთვისაა. თქვენ პასუხისმგებელი ხართ ბარათის უსაფრთხოებაზე და თითოეული გადახდის ქვითრის [რაოდენობა] დღეში წარდგენაზე. დაკარგული ბარათის შესახებ დაუყოვნებლივ აცნობეთ [საკონტაქტო პირს]. პირადი გამოყენება [რაოდენობა] დღეში უნდა დაიფაროს.]
9. ბოროტად გამოყენება
ყალბი ან გაზრდილი მოთხოვნები, ან კომპანიაზე გადაწერილი პირადი ხარჯები ამ პოლიტიკისა და ქცევის კოდექსის სერიოზული დარღვევაა. მას შეიძლება მოჰყვეს თანხის დაბრუნება, [ხელფასიდან დაქვითვა, სადაც ამას კანონი უშვებს], დისციპლინური ღონისძიება გათავისუფლებამდე და, საჭიროების შემთხვევაში, უფლებამოსილი ორგანოებისთვის შეტყობინება.
როდის გამოვიყენოთ ეს შაბლონი
- თანამშრომლები მოგზაურობას იწყებენ, ინსტრუმენტებს ყიდულობენ ან კლიენტებთან შეხვედრებს იხდიან და კითხულობენ, ვინ ანაზღაურებს
- მოთხოვნები ფინანსებამდე ქვითრების გარეშე ან დამტკიცების გარეშე აღწევს
- პირველად აწყობთ კომპანიის ბარათებს ან ავანსებს
რა უნდა გადაწყვიტოს პოლიტიკამ
- პრინციპი: ბიზნეს მიზანი, გონივრული ღირებულება და პირადი სარგებლის გარეშე
- რა იფარება და რა გამოირიცხება
- ვინ რას ამტკიცებს და რა თანხიდან
- როგორ ჯავშნიან მგზავრობას და რა კლასისა და ფასის ზღვრები მოქმედებს
- რა დასტურია საჭირო და რამდენი დრო აქვთ თანამშრომლებს მოთხოვნის გასაკეთებლად
- რამდენად სწრაფად ანაზღაურდება მოთხოვნები და რომელ ვალუტაში
- რა ემართება ავანსებს, კომპანიის ბარათებს და ბოროტად გამოყენებას
მორგების შენიშვნები
მე-2 ნაწილი: ჩამოთვალეთ მხოლოდ ის, რასაც რეალურად აანაზღაურებთ. ბუნდოვანი „გონივრული ხარჯები“ უთანხმოებას იწვევს. მე-4 ნაწილი: ზღვრები იმ დონეზე დაადგინეთ, სადაც მართლა გსურთ მეორე წყვილი თვალი, და უფრო დაბალი ზღვარი დაუსვით უფრო რისკიან ხარჯებს, მაგალითად, გართობასა და საჩუქრებს. მე-5 ნაწილი: სადღეღამისო ნორმებისა და კილომეტრაჟისთვის გამოიყენეთ ადგილობრივი კანონისმიერი ან დაუბეგრავი განაკვეთები, სადაც ისინი არსებობს. ისინი ძალიან განსხვავდება და იცვლება. მე-6 ნაწილი: ქვითრები განუხილველი გახადეთ და დაუშვით გამონაკლისების მოკლე სია ფორმით, რომელსაც თანამშრომელი ხელს აწერს. მე-7 ნაწილი: ანაზღაურება იმავე ვალუტაში, რომელშიც ხარჯი გაღებულია, ყველაზე მარტივია. თუ კონვერტაციას აკეთებთ, მიუთითეთ კურსის წყარო, რათა მოთხოვნები კურსის დავად არ გადაიქცეს. მე-9 ნაწილი: შეამოწმეთ, არის თუ არა დაშვებული ხელფასიდან დაბრუნების დაქვითვა იმ ქვეყანაში, სადაც თანამშრომელი მუშაობს. ზოგ ქვეყანაში არ არის, ან წერილობით თანხმობას მოითხოვს.
ხშირად დასმული კითხვები
რა უნდა შეიცავდეს ხარჯების პოლიტიკა?
პრინციპებს, რა ანაზღაურდება და რა არა, დამტკიცების ზღვრებს, მგზავრობის, კვებისა და განთავსების წესებს, ქვითრებისა და მოთხოვნების ვადებს, გადახდის დროსა და ვალუტას, ავანსებსა და კომპანიის ბარათებს და ბოროტად გამოყენების შედეგებს.
რამდენი დრო უნდა ჰქონდეთ თანამშრომლებს ხარჯების წარსადგენად?
ხარჯიდან 30 დღის ვადა გავრცელებულია. მოკლე ვადა ფინანსების ჩანაწერებს განახლებულს ინარჩუნებს, თუმცა დარწმუნდით, რომ ვადა მოგზაურ ადამიანებს მოერგება.
იბეგრება თუ არა ხარჯების ანაზღაურება?
ეს ქვეყანაზე და იმაზეა დამოკიდებული, მისდევს თუ არა ანაზღაურება ადგილობრივ წესებს, მაგალითად, დოკუმენტირებულ ბიზნეს მიზანს ან ფიქსირებულ სადღეღამისო ნორმას. ჰკითხეთ თქვენს ბუღალტერს და პასუხი პოლიტიკაში ჩაწერეთ.
სჭირდებათ თუ არა თანამშრომლებს ქვითრები ყველა ხარჯისთვის?
პრინციპში დიახ. ქვითრები საგადასახადო რეჟიმისა და აუდიტის კვალის საფუძველია. დაუშვით მხოლოდ გამონაკლისების მოკლე, განსაზღვრული სია, მაგალითად, მცირე ჩაი ან ფასიანი გზის გადასახადი, და ქვითრის არარსებობისას მოითხოვეთ ხელმოწერილი განცხადება.